Veel sportverenigingen kampen met een tekort aan vrijwilligers. Door de toenemende individualisering en de alsmaar stijgende (werk)druk, willen mensen zich steeds minder binden. Dat is uiteraard heel begrijpelijk, maar ook heel zorgelijk.
Het is dan ook niet verrassend dat het thema “vrijwilligers” de top 1 prioriteit is van veel verenigingen. Maar hoe pak je dit thema nu aan? In deze blog ontdek je wat er mis gaat en – veel belangrijker – hoe je het vrijwilligerstekort op jouw vereniging voor altijd oplost.
Een vereniging is geen sportschool
Het lijkt wel of we collectief de essentie van een vereniging zijn vergeten. Het woord “vereniging” zegt het al: het is een organisatievorm waarin mensen die hetzelfde doel nastreven zich verenigen (NOC*NSF). Door samen te werken probeer je dat doel te bereiken. En samenwerken is “samen werken”. Dus niet “profiteren van anderen die werken”.
Lid zijn van een vereniging betekent geven en nemen. Terwijl mensen zich vaak gedragen alsof ze een abonnement op de sportschool hebben. Daar ben je de klant en mag je verwachten dat de leverancier – de sportschoolhouder – jou in de watten legt. Maar bij een vereniging levert iedereen een actieve bijdrage.
Dat klinkt natuurlijk heel leuk, maar hoe pak je dat dan aan?
Ontwerp de volunteer experience
Misschien heb je weleens gehoord van UX (user experience) of EX (employee experience). Dit gaat over de ervaring die een gebruiker heeft bij alle interacties met een product (UX) of die een medewerker heeft bij alle interacties met zijn werkgever (EX). Het ontwerpen van zo’n experience betekent dat je bedenkt wat je moet doen om die ervaring zo positief te maken dat de gebruiker of medewerker zich blij en betrokken voelt.
Vervang “user” of “employee” door “volunteer” en je hebt de VX: volunteer experience. Het is cruciaal dat je de ervaring van een vrijwilliger bij jouw club zo positief mogelijk maakt. Dat zorgt er namelijk voor dat de vrijwilliger blij en betrokken is. En een betrokken vrijwilliger
- Blijft zich langdurig inzetten voor de club
- Neemt steeds grotere taken op zich
- Enthousiasmeert anderen om actief te worden als vrijwilliger
Dat klinkt als een droomscenario, nietwaar?
Om een goede VX te ontwerpen, is het belangrijk om te begrijpen wat vrijwilligers nu tegenhoudt. Die blokkades wil je immers uit de weg ruimen.
De 5 meest voorkomende blokkades voor vrijwilligerswerk
Wat houdt leden tegen om een vrijwilligerstaak te (blijven) doen?
- Ze vinden de taak te groot.
- Ze weten niet wat er precies wordt verwacht
- Ze zijn bang dat ze het niet kunnen
- Ze voelen zich niet ondersteund of gewaardeerd
- Ze krijgen er allemaal rompslomp bij
Herkenbaar?
Misschien wel het meest interessante is wat er niet in de lijst staat: “Ze willen niets doen voor de club”. Oftewel, als je er in slaagt om de blokkades weg te nemen, zijn er echt meer dan genoeg leden die zich voor de club willen inzetten.
Maak het laagdrempelig...
Als (potentiële) vrijwilligers bovenstaande blokkades opwerpen, zeggen ze eigenlijk: maak het mij makkelijker. De essentie van een effectieve VX is dan ook ontzorgen. Hoe doe je dat?
Maak taken zo klein mogelijk
Vele handen maken licht werk. Het is heel wat anders of je eens per maand training geeft of eens per week. Als er niet direct genoeg mensen opstaan om een taak te vervullen, maak je een roulatieschema, waarbij iedereen aan de beurt komt. Dit werkt in de praktijk echt fantastisch, omdat het heel eerlijk voelt en iedereen een bijdrage levert.
Bijkomend voordeel is dat je hiermee een heleboel leden de eerste stap in het vrijwilligerswerk laat zetten.
Beschrijf taken zo concreet mogelijk
Hoe duidelijker je maakt wat je van iemand verwacht, hoe makkelijker dat voor de ander is.
Als je bijvoorbeeld een training gaat geven, is het heel fijn als je oefeningen krijgt die je kunt gebruiken. Zeker als je niet zo vaak training hebt gegeven. Gaat ver? Er zijn clubs die dat doen en die daardoor veel meer trainers actief krijgen.
Een ander voorbeeld: je wilt ouders van kinderen in het voetbalteam laten rouleren als grensrechter? Deel een kort filmpje met de belangrijkste regels en taken van de grensrechter. Kun je gewoon op YouTube vinden. Super simpel, heel waardevol.
Zorg voor een begeleider
Sommige taken voelen best spannend als je ze voor de eerste keer gaat doen. Een hoop van die spanning is weg te nemen, als je zorgt voor een begeleider. Iemand op wie je kunt terugvallen als je het even niet meer weet. In het begin is de begeleider ook echt aanwezig, later is het de contactpersoon die je kunt benaderen als je hulp nodig hebt.
Maak ruilen eenvoudig
Als je je inzet voor de club, maar je kunt een keer niet, dan zit je niet te wachten op gedoe om een vervanger te vinden. Dit probleem wordt al een stuk kleiner als je werkt met roulatieschema’s en meerdere mensen die dezelfde taak kunnen uitvoeren. Zeker als je het heel makkelijk maakt om met iemand anders te ruilen.
... en houd een vinger aan de pols
Als je alles doet om het je vrijwilligers zo makkelijk mogelijk te maken, ben je al een heel eind op weg naar een positieve volunteer experience. Om de cirkel rond te maken, wil je dat natuurlijk ook graag horen van de vrijwilligers zelf.
Het is daarom heel belangrijk om een vinger aan de pols te houden en regelmatig even te checken bij de vrijwilliger of alles goed gaat en of er dingen zijn waar hij/zij misschien nog tegenaan loopt. Vaak zijn er kleine dingen die je direct kunt oplossen. Zo voelt de vrijwilliger zich gehoord, gesteund en gewaardeerd. Een extra boost aan de VX!
Een vliegende start bij jouw club
Wil je direct aan de slag met het verbeteren van de volunteer experience op jouw vereniging? De AI-platform van Clubhelper is speciaal ontwikkeld om jouw vrijwilligers volledig te ontzorgen en helpt je om de betrokkenheid van je vrijwilligers in beeld te houden en te verbeteren:
- AI-gestuurde planning van vrijwilligerstaken
- Alle relevante informatie voor de vrijwilliger eenvoudig vindbaar
- Geautomatiseerde begeleiding en instructies
- Eenvoudig onderling ruilen
- Automatische een periodieke feedbackvraag
Je begrijpt dat vrijwilligers hier heel blij van worden. 😃
Een positieve VX werkt als een vliegwiel voor je vereniging. Je vrijwilligers voelen zich betrokken en gewaardeerd. Daardoor zullen ze zich langdurig inzetten voor je club en bereid zijn steeds grotere taken op zich te nemen. Bovendien maken betrokken vrijwilligers ook anderen enthousiast om een bijdrage te leveren.
Vrijwilligers ontzorgen en behouden?
Ontdek hoe het AI-platform van Clubhelper jouw club kan helpen
- Geheel gratis en vrijblijvend